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A: La Administración Pública en general y unidades jurídicas en particular.

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RECORDATORIO Y RECOMENDACIÓN LEGAL


Número:     001/2012


De:              Dr. Hugo Raúl Montero Lara

                    PROCURADOR GENERAL

                    DEL ESTADO


A:                La Administración Pública en

                    general y unidades jurídicas

                    en particular.


Materia:     Resguardo, precautela y

                    defensa de los intereses del

                    Estado.


Contenido: Documentación e   

                    información de procesos

                    judiciales y administrativos.


Fecha:       20 de septiembre de 2012


I. BASE CONSTITUCIONAL

La Procuraduría General del Estado (PGE) es una institución constitucional que promueve, defiende y precautela los intereses del Estado, conforme establece el Art. 229 de la Constitución Política del Estado (CPE) de 7 de febrero de 2009.

La propia CPE, en su Art. 231 confiere a la PGE, entre otras, las siguientes funciones: "3) Evaluar y velar por el ejercicio de las acciones diligentes de las unidades jurídicas de la Administración Pública en los procesos que se sustancien ante autoridades jurisdiccionales o administrativas. En caso de acción negligente, debe instar al inicio de las acciones que correspondan", y "4) Requerir a las servidoras públicas o a los servidores públicos, y a las personas particulares, la información que considere necesaria a los fines del ejercicio de sus atribuciones.

Esta información no se le podrá negar por ninguna causa ni motivo; la Ley establecerá las sanciones correspondientes".


El Art. 237 de la CPE dispone como obligación para el ejercicio de la función pública, el inventariar y custodiar los documentos propios de esta función, sin que éstos puedan ser sustraídos ni destruidos, bajo sanción legal en caso de violación de estas obligaciones.


II. BASE LEGAL

El Art. 8 de la Ley 064, de 5 de diciembre de 2010, desarrolla las funciones de la PGE, entre las que destacan la de "tener a su cargo el registro de procesos judiciales en los que sea parte la administración

del Estado" (numeral 2) y "supervisar y evaluar el ejercicio de las acciones jurídicas y de defensa que realizan las unidades jurídicas de la Administración Pública, en todas sus instancias y niveles, únicamente respecto a los temas de su competencia" (numeral 3).

Por su parte, la Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales dispone, en su Art. 27 inciso g), que las unidades jurídicas de las entidades del sector público son responsables de la efectividad en el cumplimiento de las obligaciones relativas a la defensa de los intereses del Estado. A su vez, el mismo cuerpo legal señala, en el Art. 38, que los profesionales y demás servidores públicos son responsables por los informes y documentos que suscriban. También serán responsables los abogados por el patrocinio legal del sector público cuando la tramitación de la causa la realicen con vicios procedimentales o cuando los recursos se declaren improcedentes por aspectos formales.

El Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública, aprobado mediante Decreto Supremo 23318-A de 3 de noviembre de 1992, en su Art. 5 establece que el desempeño transparente de funciones es la base de credibilidad de los actos de los servidores públicos, lo cual involucra: generar en forma expedita, información útil, oportuna, pertinente, comprensible, confiable, y preservarla para que sea verificable por sus superiores jerárquicos y cualquier otra persona facultada para supervisar sus actividades.

Finalmente, el Decreto Supremo 22144 de 2 de marzo de 1989 declara de máxima utilidad y necesidad nacionales todas las documentaciones públicas, por constituir bienes y recursos del país, indispensables para la Administración Pública.

III. MOTIVACIÓN FÁCTICA E INTELECTIVA

La PGE ejerce la supervisión y evaluación del ejercicio de las acciones jurídicas y de defensa que realizan las unidades jurídicas respectivas, en casos en los que las entidades de la Administración Pública actúen como sujetos procesales o en los que el Estado tenga intereses patrimoniales, a cuyo fin implementará el registro de procesos judiciales y administrativos.

Para la implantación del registro de procesos judiciales y administrativos, es indispensable la remisión de  información actualizada y completa, que respalde la idónea gestión jurídica. El registro de procesos judiciales y administrativos permitirá el seguimiento, supervisión y evaluación de las acciones de gestión de las unidades jurídicas.

En el ejercicio de sus funciones, la PGE, de modo genérico, ha identificado la falta de actualización de documentos que respalden la sustanciación de procesos y, en otros casos, la inexistencia de esta documentación, afectando la acción diligente de las unidades jurídicas en la defensa legal del Estado, y obstaculizando las funciones de registro, seguimiento y supervisión.

SOBRE LA BASE DE ELLO,

El Procurador General del Estado, en uso de sus facultades constitucionales y legales:

En aplicación del artículo 18 Num. 9 de la Ley 064, que establece que podrá formular recomendaciones y recordatorios legales para toda la Administración Pública, en resguardo de los intereses del Estado; y considerando que es imprescindible emitir un Instrumento vinculante a todas las instituciones del Estado, que permita una gestión diligente de las unidades jurídicas, y garantice la implementación del registro de procesos judiciales y administrativos de la PGE, para las funciones de seguimiento, supervisión y evaluación.

R E C U E R D A:

Primero: Corresponde a la servidora pública o servidor público de la Administración Pública en general, y a las unidades jurídicas en particular, que en el ámbito y desempeño de sus funciones, asuman las acciones necesarias y pertinentes para la obtención, generación y   resguardo de toda la documentación relacionada con procesos judiciales y administrativos que se encuentren a su cargo, a fin de ejercer una gestión diligente en las unidades jurídicas, y cumplir con los principios constitucionales previstos en el Art. 232 de la CPE.

Segundo: Esta obligación implica que las unidades jurídicas deben preservar de forma ordenada y sistemática la documentación pública inherente a los procesos judiciales y administrativos a su cargo, para garantizar el acceso idóneo y confiable a esta información.

Tercero: Esta documentación pública es un componente verificable sobre la gestión de las unidades jurídicas, constituyéndose en un elemento indispensable de evaluación, no pudiendo alegarse inexistencia.

R E C O M I E N D A:

Primero: Las abogadas y abogados que desarrollan acciones de precautela y defensa en las unidades jurídicas de las instituciones del Estado, en todas sus instancias y niveles, DEBEN generar, obtener, sistematizar y resguardar la documentación que respalde los procesos judiciales y administrativos sustanciados a su cargo. 

Segundo: Las instituciones del Estado, en todas sus instancias y niveles, DEBEN prever que sus unidades jurídicas asuman las acciones necesarias conducentes a atender oportuna e idóneamente los requerimientos efectuados por la PGE, en especial los emergentes de la implementación del Sistema de Registro de Procesos Judiciales y Administrativos (RTD) y del Manual de Procesos y Procedimientos para Registro, Seguimiento, Supervisión, Evaluación y Formación de UUJJ (MPP) en la presente gestión. 

Son responsables del cumplimiento del presente instrumento: todas las servidoras y servidores públicos de la Administración Pública y en particular las Máximas Autoridades Ejecutivas y Directores, Jefes o Responsables de Unidades Jurídicas.

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El Procurador General del Estado es inviolable, en todo tiempo, por las opiniones, informes, resoluciones, recomendaciones o dictámenes que emita en el ejercicio de sus funciones.

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Original firmado por:

Hugo Raúl Montero Lara
Procurador General del Estado Plurinacional de Bolivia

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